ブロギングなう

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打ち合わせの「進行」を任せられて焦った・・・「アジェンダ(議題)」を作成した話

「打ち合わせの進め方」に困っているか興味を持ってこの記事を開きましたね?
残念!私も打ち合わせの進め方は実は良く分かっていません。

(あああ、まだ閉じないでくださいい・・・)
適当に手に取った本をきっかけに「打ち合わせの進め方」を考え直すきっかけになったので、先ずは思い出話を書いていきます。
「打ち合わせの進め方」について、この記事になんらかのヒントがあるはず・・(はず)

 

打ち合わせの進行に興味を持ったきっかけ

今年で社会人3年目ですが、会議の進め方もよく分からないまま、いくつかの業務でプロジェクトマネージャーになりました。
プロジェクトマネージャーとしての初会議は「先輩3名+私」でしたが、「じゃあ、JINさん今日の会議進めていいよ!」と言われて相当テンパったことがあります。
見よう見まねで話し合うべきことを箇条書きした議題と、補足資料をかき集めたのですが、これで良いのか悪いのかサッパリ分かりませんでした。

 

 

先人の打ち合わせの進め方

先ずは「先輩の打ち合わせの進め方」を思い出してみました。

「じゃあ次の業務について~、〇〇を決めたいんだけどどう思う?じゃあ、△△についても考えなきゃいけないんだけど。どんでもってさ、××のテーマどうする?
テーマの××が~。あ、さっきの○○ってやっぱりこっちじゃない?」

・・・何について話し合ってるのかサッパリ分かりません。(悪口w)


しかも何をどこまでいつまでに決めたいのか全く分かりません。
職場の先人達は既に何回かこなしてきた仕事なので、全て分かっているのかもしれませんが、新人の私にとってはハテナだらけの会議でした。
たまに、議論が迷宮入りすることもあり、沈黙タイムもやってきました。


この会議で何を決めたのか、何を決めているのか、これから何をすることになったのか、どんな課題が残ったのか。

ワカリニクイ。マッタクワカリマセン。


新人の私には難易度マックスの会議でした。

議題があったとしても
・〇〇(プロジェクト名)について
・〇〇の役割分担
・その他

という調子で書いてあってもなくても変わらないじゃん!みたいな内容でした。(やっぱりただの悪口wwww)

 

会議にはアジェンダが必要だ!
そんなチンプンカンプンな打ち合わせを2年間経験したのですが、やっとチャンスが回ってきました。

話合いたい事柄、目的を適当にバアア~~っと書き出して、それぞれ優先順位を付けます。今回の打ち合わせでは、どれくらいまで決めるべきことなのか。
いつまでに決めたいことなのか。
などを、かなり適当にメモ帳で作成しましたが、この一枚があるだけでかなり分かり易いです。
ある打ち合わせなんて、1,2年前は1時間かけていたものが30分で終わるようにもなりました。

 

ヒトコト

 

「会議の進め方」は誰も教えてくれませんし、会議が終わった後でのフィードバックも特にありません。
偶然手にした『外資系コンサルが実践している 英語ファシリテーションの技術』という本に打ち合わせの進め方が書いてあったのでこの記事を書くに至りました。


そんなこんなで新人にとって、アジェンダ無しの打ち合わせはチンプンカンプンだったのですが、むしろ打ち合わせの主導権を握ったことで「自分ファースト」の分かり易い打ち合わせを進められる日がくるとは思いませんでした。
先人たちからすれば「そんな分かり切ったこと」と思っているかもしれませんが、先人のテンポに合わせる必要はありません。
自分なりの議題を準備したことで「打ち合わせ時間の短縮」という棚ぼたもゲットしました。


自分の無知を恥ずかしがらずに「自分ファースト」の仕事をすることも意味があるんだなと感じた経験でした。

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