仕事のパフォーマンスが上がらない人は、キッチンタイマーを買ってみよう『生産性---マッキンゼーが組織と人材に求め続けるもの』を読みました。

昨日のブログで宣言した通り、今日から通勤時間に新聞を読むのを止めました。

朝刊を読む代わりに『生産性―マッキンゼーが組織と人材に求め続けるもの』という本を読み始めたのですが、「生産性」を上げるためのとても簡単な方法が書かれていました。

※本を読んでいる途中のため、「生産性」という言葉の意味をきちんと理解していません。この記事では「生産性」＝「作業スピードを上げる」と理解して使います。

生産性―――マッキンゼーが組織と人材に求め続けるもの

この記事では『生産性』で紹介されていた「生産性（作業スピード）を上げる方法」とその方法を「実践してみた感想」を書きます。

朝の通勤時間で読んだ方法をその日の朝から実践できるなんて、どれだけ簡単なんだろうか！と期待が膨らみますよね（自画自賛）

キッチンタイマーが生産性を上げる

作業スピードを上げるにあたって、タイマーを使うべき理由が分かり易く説明されていたので紹介します。

タイマーを使わずに生産性を上げようとするのは、体重計に乗らずにダイエットをするようなもので、効果が測定できなければ手法の正しさも確認できません。

引用元：p.137『生産性―マッキンゼーが組織と人材に求め続けるもの』

「面倒な仕事はチャッチャと片付けて自由になりたいな。早く家に帰りたい。だから仕事速くなりたい」と思っていましたが、今までタイマーで時間を測っていなかった！！！という人は多いのではないでしょうか。

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作業スピードを上げるための３ステップ

 本では、以下の３つのステップが紹介されていました。

１．タイマーで作業時間を測る

２．どの作業にどれだけ時間をかけているのかを把握する

３．付加価値の低い作業に長い時間をかけていることを認識し、作業の方法を変える

たったこれだけ！？こんなの意味あるの？

こんな風に疑いながらも早速試してみました。

実践：タイマーで作業時間を測る

０．目標の作業時間を設定する

１．タイマーで作業時間を測る

２．どの作業にどれだけ時間をかけているのかを把握する

３．付加価値の低い作業に長い時間をかけていることを認識し、作業の方法を変える

「０．目標の作業時間を設定する」は本には書かれていなかったのですが、自分の予測と実際にかかっている時間にどれぐらいの時間のズレがあるのかを知りたいと思ったので追加しました。

また「１．タイマーで作業時間を測る」について、本ではスマートフォンのストップウォッチ機能の使用を勧めていましたが、私はパソコンのデスクトップに表示させるフリーソフトを使いました。

理由としては、スマートフォンで時間を測るために、パソコンキーボードからいちいち手を放すのが面倒だと思ったからです。

「ストップウォッチ　フリーソフト」で検索すると色んな種類のストップウォッチが出てくるので、お気に入りのソフトを見つけられると思います！

 カッコイイストップウォッチの方がテンションが上がるという方は、ストップウォッチを使うこともお勧めです。

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実践して感じたメリット

一日実践しただけですが、４つのメリットを感じました。

1日の予定を立てやすくなる

時間を測ることで、ある作業にどれくらいの時間がかかるのかを正しく把握できるようになります。

これによって、1日の予定を立てる時に無理な予定を立てることもなくなったり、〆切からの逆算をより正確に行えるようになるため、〆切ギリギリに「作業が間に合わない！」となる事態を避けられるようになります。

業務の流れを正しく把握できるようになる

作業の時間を測ることで、想定していた作業時間ピッタリで終わるもの、想定以上に時間がかかるものを把握できます。

想定以上に時間がかかった場合は、作業前に想定していた「作業工程」に見落としが多かったことが分かりました。

作業の効率化には、作業の流れを正しく理解している必要があるので、この点を抑えることは後々に作業の簡略化などを行う時に役立つと思われます。

集中力が上がる

まさか「ストップウォッチで時間を測るだけで集中力がアップする」とは思いませんでした。

勉強する場合も「定期的に休みを入れたり」、「勉強方法の効率を高めるため」に勉強時間を測った方が良いと言われていますが、仕事こそ時間を測った方が良いと思いました。

何故なら仕事の場合は、邪魔が入りやすいからです。

とある作業をしていたとしましょう。

先輩がいきなり話しかけてきたり、取引先から急ぎの電話がくると作業が一時的に中断されるだけではなく、下手するとそのまま他の作業を始めてしまうことは珍しいことではありません。

しかし、ストップウォッチで時間を測っていれば、先輩との話が終わった時、電話を終えた時に、ストップウォッチに目がいくために最初に取り組んでいた仕事を思い出し、作業に戻りやすくなります。

より短時間で作業するためにはどうれば良いのかという意識が働く

例えば、とあるメール作成について「5分で作業できるだろう」と思っていました。実際に5分で作成・送信できたのですが、「5分」と時間を明確に意識したことによって「これを4分にできないかな？」と意識が働くようになりました。

少し特殊なメール内容だったので、次に似たようなメールを送信する時にテンプレートとして使えるように、とエクセルに保存しました。

継続すればハイパフォーマーに！？

たった一日でもこんなにメリットを感じられるなんて、キッチンタイマー最強すぎます。

先ずは「作業時間を測る」を習慣化し、残業しないで帰宅できる人になりたいです。

究極には、残業しないで付加価値の高い仕事を出来るようになりたいです。

また、この本を読み終える頃には「生産性」という言葉の意味を正しく理解したいという目標もできました。

お勧めの本です！

生産性―――マッキンゼーが組織と人材に求め続けるもの

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